Minggu, 14 November 2010

PEKERJAAN PETUGAS O & M

PEKERJAAN PETUGAS O & M
Sebelum dibahas mengenai pekerjaan Petugas Organisasi & Method baiknya kita mengetahui apa yang dimaksud dengan ORGANISASI DAN METHOD yakni :
Organisasi adalah sebagai wadah atau tempat yang terdiri lebih dari dua orang atau lebih yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama, adapun yang dimaksud dengan tata kerja ( method ) adalah satu cara bagimana ( how ) agar sumber – sumber dan waktu yang amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan setepat – tepatnya sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilakukan dengan setepat – tepatnya atau pola cara – cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan dapat tercapai dengan seefisien – efisiennya

Sudah menjadi tugas kewajiban administrator untuk memperhatikan secara peribadi organisasi dan metoda, karena dapat menunjang pelayanan khusus dari Petugas O & M Tugas – Tugas itu antara lain :
1. Membawa suatu pandangan yang segar dan bebas dipersatukan dengan pengetahuan administrator sendiri mengenai organisasi, sehingga dapat memancarkan cahaya baru mengenai masalah – masalah lama
2. Ia memusatkan diri pada satu pekerjaan dan dapat mengambil waktu yang cukup untuk penyelidikan dan pemikiran, sedangkan administrator harus membagi perhatiannya diantara banyak subyek, yang kebanyakan cenderung untuk lebi dipentingkan dari pada masalah – masalah organisasi dan metoda.
3. ia tidak dibatasi didalam satu seksi atau bagian saja tetapi menelaah organisasi atau prosedur sebagai suatu keseluruhan.
4. ia berada dalam posisi mencari garis – garis penyelidikan yang berharga dan tidak merupakan bagian dari suatu organisasi yang harus berpihak pada praktek yang telah ada.
5. Ia mempunyai banyak wkatu untuk menguji gagasan - gagasan terhadap pengalaman pekerjaan yang sama yang telah dikerjakan ditempat lain.
6. ia telah melalui latihan dalam teknik – teknik khusus dari penyelidikan

Hasil dari petugas O & M adalah nasehat, yang bertanggung jawab atas penyelenggaranya adalah administrator atas pelaksanaanyang efisien dari pekerjaan yang ada dibawahnya.
PEKERJAAN PENDAHULUAN DALAM SUATU PENUGASAN antara lain :
1. Diskusi – diskusi permulaan dengan manajemen
Dalam awal dari penugasan adalah penting untuk mengadakan pertemuan dengan para manajer dan staf senior guna memberikan kesempatan kepada petugas O & M untuk menerangkan maksud dan ruang lingkup penugasannya dan mengharapkan dukungan dari tugas – tugasnya.


2. Survey pendahuluan mengenai pekerjaan
Sebelum penemuan fakta terperinci dapat dimuali, harus diadakan suatu penyelidikan pendahuluan mengenai pekerjaan yang akan dielajari secara umum. Jika hanya merupakan bagian dari suatu penugasan yang telah ada maka cukup hanya membuat program kerja saja, tetapi apabila penugasan itu kompleks dan tidak terbiasa atau paham, maka perlu diadakan survey pendahuluan
Maksud utama dari survey ini untuk
a. memperoleh pengertian yang lebih baik mengenai masalah – masalah.
b. memutuskan bagaimana baiknya melakukan penyelidikan agar supaya memperoleh hasil yang paling menguntungkan
3. Perencanaan Penugasan
Setelah survey pendahuluan seperti diatas maka petugas O & M harus menyusun suatu perencanaan / program tertentu untuk suatu penugasan agar didalam melaksanakan suatu pekerjaan dapat terencana dengan baik sehingga didalam perencanan penugasan perlu disusun terlebih dahulu untuk suatu pekerjaan.
4. Perincian Kewajiban – Kewajiban dan Tanggung Jawab
Petugas O & M harus mengetahui betul tentang tugas pokok masing – masing sehingga didalam pekerjaan diperlukan kewajiban disertai tanggung jawab dalam melaksanakan tugas masing – masing
5. Kebutuhan – Kebutuhan pemakai atau langganan
6. Sistim dan Metode – Metode yang dipergunakan
Pada suatu langkah permulaan sekali sistim dan metode – metode harus ditelaah dalam garis besar yang luas untuk mengetahui apakah terdapat cara – cara yang lebih sederhana untuk mengerjakan apa yang harus dikerjakan. Kadang – kadang suatu sistim yang dirancang dengan baik sekali untuk sejumlah pekerjaan yang dijalankan pada saat diperkenalkan, telah menjadi tidak memadai lagi karena volume pekerjaan telah berubah. Atau suatu sistim diterima untuk satu cabang pekerjaan dapat menimbulkan ketidak efisien dicabang lain.
7. Pengukuran Pekerjaan
Dengan mengukur jumlah pekerjaan yang diselesaiaknan dalam suatu jangka waktu yang telah dipilih seseorang dapat memperoleh keterangan – keterangan yang persis / tetap menegai volume pekerjaan, insiden frekwensi dan lamanya pekerjaan serta kecepatan pada mana pekerjaan dilaksanakan.
8. Penentuan Biaya pekerjaan
Biaya suatu kegiatan sebagai sumber – sumber yang terpakai untuk menyelenggarakan dapat menjadi petunjuk yang berfaedah mengenai efisiensi. Biaya harus diperhitungkan degan cara sesederhana mungkin yang dianggap memenuhi kebutuhan. Biaya bermanfaat pulan untuk mengubah sumber – sumber yang terpakai sebuatan “ Uang “ yang dijadikan standar nilai untuk mempermudah membandingkannya
9. Penggunaan Mesin – Mesin dan alat – alat kantor
Didalam organisasi atau kelompok sangat diperlukan penggunaan mesin dan alat – alat kantor karena ini dapat menunjang didalam pekerjaan, namun perlu juga diketahui bahwa didalam penggunaan mesin dan alat kantor tersebut perlu juga dirawat atau dipelihara didalam penggunaannya.
10. Gerakan dan usaha pisik
Selain usaha mental yang menonjol didalam pekerjaan kantor kadang – kadang usaha pisik perlu juga diperhatikan, gerakan – gerakan files dan sebagainya. Dalam beberapa tugas rutin penguasaan dan pertimbangan yang perlu diakomudasikan didalam waktu yang dipergunakan untuk gerakan – gerakan pisik dan kecepatan yang menyeluruh dimana pekerjaan itu sangat tergantung pada pekerjaan fisik dalam penggunaan pisik dalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikan :
a. Usahakan mengurangi gerakan berbalik arah
b. Mesin – mesin harus diatus sedemikian rupa, untuk memudahkan suatu rangkaian pekerjaan.
c. pengaturan perabot atau perlengkapan kantor dalam kamar membutuhkan pertimbangan baik dari gerakan – gerakan yang harus digunakan mauun dari segi penggunaan sebaik mungkin dari cahaya yang tersedia
11 Kondisi Kerja
Standar akomodasi kantor, penyinaran, pemanasan perabotan dan sebagainya mungkin telah diletakkan dan manakala diterapkan secara wajar, kondisi – kondisi pada umumnya harus memadai untuk bekerja secara efisien.
12 Rancangan Formulir – Formulir
Secara singkat formulir dapat diartikan sebagai suatu bentuk lembaran cetakan dengan kolom – kolom didalamnya yang harus diisi dengan angka – angka, jawaban ataupun keterangan – keterangan yang sesuai dengan pertanyaan – pertanyaan ataupun instruksi – instruksi yang terdapat didalamnya
Tujuan dan manfaat formulir adalah
a. untuk mengurangi kesibukan mengutip keterangan – keterangan yang sama yang berulang – ulang, dapat menghemat waktu kerja, juga untuk menghindarkan kelelahan dan kebosanan.
b. untuk mengadakan keseragaman dan pembakuan kerja
c. untuk menyederhanakan filling, baik sistim maupun tempatnya
d. untuk mempermudah dalam penggolongan – penggolongan data
e. untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja
f sebagai alat pemberian instruksi
g. sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data dan fakta baik kuantiatif maupun kualitatif
j. sebagai alat untuk control dan evaluasi, baik kualitatif dan maupun kuantitatif.


Sebagai kesimpulan adalah

Fungsi kerja Petugas Organisasi dan Metode :

• Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok / struktur organisasi.

• Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi

• Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui klasifikasi
jabatan, uraian jabatan, analisapada jabatannya pekerjaan dan evaluasi pekerjaan yang setepat-tepatnya.

• Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur kerja dan tata kerja
• Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan penjadwalannya
• Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan sistem pengumpulan , penyusunan, penyimpanan, dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting
• Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi tata kerja
• Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja
• Mengevaluasi sistem laporan dan pelaksanaan program kerja
• Memelihara hubungan kerjasama antar unit
• Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan
• Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan
• Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan teknis
Hakekat O& ditentukan oleh kehadiran staffM
Posting Komentar