Jumat, 23 Maret 2012

proposal judul

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Aktivitas manusia di alam moderen semakin bertambah jumlah dan corak ragamnya, dan bahkan berlangsung setiap saat dan kesempatan. Oleh sebab itu tidak mengherankan jika segenap ummat manusia berusaha semaksimal mungkin untuk meyelesaikan aktivitasnya dengan cara yang paling mungkin
Upaya penyelenggaraan aktivitas secara mudah dan dalam waktu paling singkat tersebut terjadi pada segenap sektor dan aspek kehidupan, termasuk aktivitas administrasi dalam arti luas dan sempit.. Dalam kaitanya itulah sehingga penulis berusaha menelusuri pengelolaan administrasi dalam arti sempit, khususnya menyangkut pelayanan kearsipan. Walaupun dalam wujud yang sangat sederhana dan dalam kondisi yang sangat terbatas, yaitu khusunya pada Kantor Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo.
Usaha tersebut lahir dari persepsi penulis bahwa Kantor Badan Pengelolaan Keuangan Daerah mengembang tugas dan tanggungjawab dari tahun ketahun semakin bertambah jumlahnya dan kompleksitasnya, sehingga membutuhkan suatu mekanisme kerja yang efektif agar segenap aktivitasnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Dalam konteks kondisi saat ini yang membutuhkan pelayanan dari Kantor Badan Pengelolaan Keuangan Daerah menunjukkan peningkatan secara signifikan dan tentunya membutuhkan data dan informasi yang berhubungan dengan masalah administrasi yang dibutuhkan oleh instansi terkait dengan penggunaan dan pelaporan keuangan daerah.
Fenomena lapangan menujukkan bahwa begitu rumit dan beratnya beban pekerjaan yang dialami secara administrasi oleh para pegawai dan ditambah sistem pelayanan administrasi berjalan seiring dengan alur penggunaan dan pertanggungjawaban anggaran pada semua SKPD, maka hal yang dirasakan adalah pengumpulan data sebagai laporan dan arsip serta menjadikan bahan pemeriksaan oleh pihak terkait.
Atas dasar itulah sehingga penulis mengankat suatu masalah yang didasari oleh latar belakang masalah untuk melihat lebih jauh tentang “Pelayanan Kearsipan dalam Pekerjaan Kantor Pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, masalah yang menjadi fokus penelitian ini adalah :
1. Bagaimana Pelayanan Kearsipan dalam Pekerjaan Kantor pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo ?
2. Hambatan-hambatan apa yang dihadapi oleh terhadap kearsipan dalam pekerjaan kantor pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo dan cara pemecahannya ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang diharapkan tercapai dari penelitian ini, antara lain :
1. Untuk mengetahui deskripsi analisis pelayanan kearsipan dalam pekerjaan kantor pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo,
2. Untuk mengetahui Hambatan-hambatan yang dihadapi terhadap pelayanan kearsipan dalam pekerjaan kantor pada Badan pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo..
D. Manfaat Hasil Penelitian
Terselenggaranya penelitian tentang Pelaksanaan pelayanan kearsipan dalam pekerjaan kantor pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo, sesungguhnya dapat memberikan berbagai manfaat antara lain :
1. Menjadi informasi kepada aparat yang bertugas dan kewenangan dalam pemberian pelayanan dalam pekerjaan kantor pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah, dan dijadikan bahan evaluasi atas apa yang telah dilakukan.
2. Menjadi bahan masukan atau informasi kepada pihak yang berkewenangan menentukan kebijakan, dan dijadikan pedoman dalam penelitian selanjutnya tentang pelayanan kearsipan dalam pekerjaan kantor pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo.









BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Pengertian Kualitas Pelayanan.
Sebelum penulis lebih jauh memberikan beberapa defenisi tentang kualitas pelayanan, terlebih dahulu dikemukakan istilah layanan menurut Tjiptono Fandy (1996:6) mengatakan bahwa “kegiatan atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain dan pada dasarnya tidak berwujud (intangible) serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Lovelok (1997:7) mengemukakan bahwa “layanan merupakan produk yang tidak berwujud berlangsung hanya sebentar dan dirasakan atau dialami
Layanan mempuinyai karakteristik tersendiri yang menurut Martaini (1995:1) yang dikutip dalam buku Tjiptono Fandy mengatakan bahwa :
Karakteristik layanan adalah :
a. Tidak berwujud (intangible)
b. Tidak dapat dipisah-pisahkan (inseparability)
c. Berubah-ubah atau beragam (variability)
d. Tidak tahan lama (perishability)
e. Tidak ada kepemilikan (unownership)
Berdasarkan pemikiran tentang layanan tersebut, maka dapat diketahui bahwa berbicara tentang layanan, maka ada dua pihak yang terlibat didalamnya, yaitu pelayan (servan) dan pelanggan (customer). Dalam hal ini pelayan merupakan pihak yang menyediakan layanan bagi kebutuhan customer.Konsep ini lebih identik dengan organisasi privat, karena dalam organisasi publik pengertian customer belum sepenuhnya digunakan sebagai istilah dalam hubungan dengan pelayanan.
Sejalan dengan yang di ungkapkan di atas Kualitas pelayanan pada dasarnya terkait dengan pelayanan yang terbaik, yaitu suatu sikap atau cara karyawan dalam melayani pelanggan secara memuaskan. Dalam hubungan dengan konsep itu maka pelayanan kepada pelanggan akan melibatkan empan unsur yang terkait, yaitu pertama adalah pihak pemerintah atau birokrasi yang melayani, kedua adalah pihak pelanggan yang dilayani, ketiga terjalin hubungan antara yang melayani dan yang dilayani, hubungan ini sangat menentukan tingkatan pelayanan pemerintah dan pemanfaatan pelayanan tersebut oleh pelanggan.
Kualitas pada dasarnya terkait dengan pelayanan yang terbaik yaitu suatu sikap atau cara karyawan dalam melayani pelanggan atau masyarakat secara memuaskan. Dalam melaksanakan misinya seringkali organisasi publik hanya berfokus pada pencapaian produktivitas dan profitabilitas dengan mengabdikan aspek kualitas. Menurut Goetsh dan Davis (dalam Tjiptono, 1996:51), kualitas merupakan “suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau menjadi harapan”. Lebih lanjut Triguno (1997:76) mengartikan kualitas sebagai:
“Standar yang harus dicapai oleh seorang/ kelompok/ lembaga/ organisasi mengenal kualitas sumber daya manusia. Kualitas cara kerja, proses, dan hasil kerja atau produk yang berupa barang-barang dan jasa. Berkualitas mempunyai arti memuaskan kepada yang dilayani, baik internal maupun eksternal dalam arti optimal pemenuhan atas tuntutan/ persyaratan pelanggan/ masyarakat”.

Kualitas pada dasarnya terkait dengan pelayanan yang terbaik, yaitu sikap atau cara karyawan dalam melayani pelanggan atau masyarakat secara memuaskan. Menurut Triguno (1997:78) pelayanan yang terbaik, yaitu “melayani setiap saat, secara cepat dan memuaskan, berlaku sopan, ramah dan menolong serta professional dan mampu”. Menurut Tjiptono (1996 : 58) dalam buku Handoko T.Hani ada empat unsur pokok yang terkandung didalam pelayanan yang unggul (servis excellence), yaitu : “Kecepatan, ketepatan, keramahan, dan kenyamanan”. Keempat komponen tersebut merupakan sat kesatuan yang terintegrasi, artinya pelayanan menjadi tidak excellence bila ada komponen yang kurang. Kualitas jasa atau layanan yang baik akan dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan, organisasi pemerintah yang memberikan layanan secara khusus serta pemerintah pada umumnya.
Selanjutnya Tjiptono (1996:59) yang dikutip dalam buku Handoko T Hani mengartikan kualitas jasa atau layanan sebagai “tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atas tingkat keuntungan tersebut untuk memenuhi keinginan pelanggan”, hal ini berarti apabila jasa layanan yang diterima oleh pelanggan sesuai dengan yang diharapkan, kualitas jasa atau layanan yang diterima lebih rendah dari yang diharapkan, maka kualitas jasa atau layanan akan dipersepsikan buruk. Dalam Ensiklopedi Administrasi (1997:273), yang dikutip dalam buku Tjiptono Fandy dijelaskan bahwa public servis atau pelayan masyarakat adalah kegiatan dari orang yang dilakukan untuk mengamalkan dan mengabdikan diri kepada masyarakat”. Selanjutnya Pamuji (1994:21-22) mengartikan pelayanan publik yaitu :
“Berbagai kegiatan yang bertujuan memenuhi kebutuhan masyarakat akan barang-barang dan jasa-jasa. Dalam bahasa asing kita menngenal public service dan public utilities yang secara popular istilah pertama diterjemahkan sebagai pelayanan public, yang didalamnya mencakup kegiatan publik utilities, seperti misalnya transportasi, telegram, telepon, postel, air bersih (PAM), penerangan lampu (PLN) dan lain lainnya”.


Sehubungan dengan pelayanan ini, Sjahrir ( 1986 ) menjelaskan bahwa “Komoditi pelayanan buplik adalah jasa public, yaitu jasa yang menyangkut hajat hidup orang banyak, yang pengelola produksi, dan jual belinya service meliputi jasa dan pelayanan”.
Jasa menurutnya adalah komoditi. Layanan pemerintah kepada yang terkait dengan suatu hak dan lepas dari persoalan apakah pemegang hak itu dapat dibebani suatu kewajiban atau tidak. Dari hubungan dikenakan dengan hak bawaan (sebagai manusia) dan hak berian. Hak bawaan selalu bersifat individual, asas dan pribadi, sedangkan hak berian meliputi hak social politik dan hak individual. Lembaga yang berkewajiban memberikan hak ini adalah pemerintah. Kegiatan pemerintah untuk memenuhi hak bawaan dan hak berian disebut sebagai pelayanan pemerintah kepada yang terkait termasuk pribadi-pribadi pemilik hak bawaan.
Mengacu pada pengertian itu dapat disimpulkan bahwa (dalam proses pelayanan kearsipan, pemerintah bertugas sebagai pelayanan atau melayani, sedangkan yang dilayani adalah pelanggan, sehingga kedudukan pemerintah yang melayani) seharusnya lebih rendah dibandingkan dengan yang dilayani. Misi pemerintah dalam memberikan layanan bukanlah profit oriented, melainkan sebagai kewajiban yang harus diberikan pemerintah kepada rakyatnya. Pemerintah harus tetap memperlakukan setiap orang dengan adil tanpa memandang status social mereka. Berkaita dengan produk atau barang public, Sjahrir (1986 :4) mengemukakan:
“Terdapat dua elemen yang menjadi dasar dan setiap barang piblik, yaitu (1) adalah tidak mungkin untuk menjatah (ratio) barang-barang itu bagi setiap individual (2) bilaitu bias, amat sulit dan tak diinginkan untuk menjatah atau membagi-bagi barang-barang tersebut”.

Dari berbagai pendapat itu, terkandung makna bahwa produk pelayanan publik pada dasarnya adalah tanggung jawab unit kerja publik (pemerintah, eksekutif, policy implementator) untuk menyediakan dan memenuhinya. Dasar pelayanan adalah kebijakan publik. Hal ini ditegaskan oleh Sjahrir (1986 :4) bahwa:”bila barang privat sektor persediaan (supply) ditentukan oleh produsen yang bertujuan mencari untung (provit motive*, maka persediaan barang-barang publik ditetapkan melalui proses-proses politik”.
Konsep tentang kualitas itu sendiri oleh Goetsh dan Davis (dalam Tjiptono Fandy, 1999:51) diartikan “sebagai suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan”.

Garpersz (1997 :4) membedakan pengertian kualitas dalam dua pengertian yaitu :
“Defenisi konvensional dan defenisi strategic. Defenisi konvensional dari kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk, seperti: performansi (performance), keandalan, (reability), mudah dalam penggunaan (easy of use), estetika (esthetics) dan sebagainya. Sedangkan deenisi strategik menyatakan bahwa kualitas adalah segala sesuatu yang mempu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the needs of costumers)”’
Mengacu pada ketiga defenisi tersebut menurut Gaspersz (1997:50 bahwa:”Pada dasarnya kualitas mengacu kepada keistimewaan pokok, baik keistimewaan langsung maupun keistimewaan atraktif yang memenuhi keinginan dan kepuasan pelanggan serta segala sesuatu yang bebas dari kekurangan dan kerusakan”.
Triguno (1997:76) mendefenisikan kualitas sebagai :
“Suatu standar yang harus dicapai oleh seorang, sekelompok. Lembaga, organisasi mengenal kualitas sumber daya manusia, kualitas cara kerja, proses dan hasil kerja atau produk yang berupa barang dan jasa “. Selanjutnya Triguno (1997:76) mengatakan bahwa :”Berkualitas mempunyai arti memuaskan kepada yang dilayani, baik internal maupun eksternal dalam arti optimal pemenuhan atas tuntutan masyarakat”.

Garvin (dalam Lovelock 1997; Ross,1993) mengelompokkan kualitas dalam lima perspektif, yaitu :
a. Transcendental Approach, yang memandang kualitas sebagai innate excellence, dimana kualitas dapat dirasakan atau diketahui tetapi sulit didefenisikan dan dioperasionalkan.
b. Product Based Approach, yang menganggap bahwa kualitas merupakan karakteristik atau atribut yang dapat dikuantifikasikan dan dapat diukur.
c. User Based Approach, yang memandang bahwa kualitas tergantung pada orang yang memandangnya sehingga produk yang paling memuaskan preferensi seseorang merupakan produk yang berkualitas tinggi.
d. Manufacturing Based Approach, yang memandang bahwa kualitas sebagai kesesuaian dengan persyaratan (conformance to requirements). Dalam sektor jasa, dapat dikatakan bahwa kualitasnya bersifat operations driven.
e. Value Based Approach, yang memandang kualitas dari segi nilai dan harga dengan mempertimbangkan trade off antara kerja dan harga, kualitas didefenisikan sebagai affordable excellence”.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pada hakekatnya kualitas akan mengacu pada kriteria sebagai berikut :
a. Kondisi produk atau jasa
b. Strategi dasar yang menghasilkan jasa
c. Karakteristik produk
d. Keistimewaan produk yang bebas dan kekurangan dan kerusakan
e. Standar yang harus dicapai
Kelima kriteria tersebut pada akhirnya diarahkan untuk memenuhi dan memuaskan pelanggan (costumer). Dalam hal ini kualitas suatu produk atau jasa hanya dapat ditentukan oleh Costumer itu sendiri, karena merekalah yang merasakan produk atau jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi bisnis dan publik, oleh karena itu kualitas selalu berfokus pada yang membutuhkan arsip itu sendiri.
Konsep tentang kualitas tersebut telah menjadi salah satu kajian dalam bidang mamajemen, yang disebut manajemen kualitas. Menurut Gaspersz bahwa :
“manajemen kualitas sebagai suatu kumpulan aktivitas yang berkaitan dengan kualitas tertentu yang memiliki karakteristik;
a. Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda manajemen atas.
b. Sasaran kualitas dimaksudkan dalam rencana bisnis
c. Jangkauan sasaran diturunkan dan bencmarking: fokus adalah pada pelanggang dan pada kesesuaian komposisi; disana adalah sasaran untuk meningkatkan kualitas tahunan.
d. Sasaran disebarkan ketingkat yang mengambil tindakan
e. Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat
f. Pengukuran ditetapkan seluruhnya.
g. Menajer atas secara teratur meninjau kembali kemajuan dibandingka dengan sasaran
h. Penghargaan diberikan untuk performasi yang terbaik
i. Sistem imbatan (reward system)”.

Sistem kualitas modern menurut Gaspersz (1997:13-14) memiliki beberapa aspek penting, yaitu:
a. Sistem kualitas modern berorientasi pada pelanggan
b. Sistem kuaitan modern dicirikan oleh adanya partisipasi aktif yang dipimpin oleh manajemen puncak (top manajemen) dalam proses peningkatan kualitas secara terus menerus.
c. Sistem kualitas modern dicirikan oleh adanya pemahaman dan setiap orang terhadap tanggung jawab spesifik untuk kualitas.
d. Sistem kualitas modern dicirikan oleh adanya aktivitas yang berorientasi pada tindakan pencegahan bukan berfokus pada upaya untuk mendeteksi kerusakan.

Pada hakekatnya manajemen kualitas merupakan suatu aktivitas atau proses kegiatan yang berkaitan dengan kualitas yang terdapat usaha perbaikan kualitas secara terus menerus yang diharapkan dapat menjadikan kualitas sebagai bagian dan aktivitas manajemen dan dapat memenuhi kebutuhan dan harapan costumer.
Dalam hubungan dengan konsep itu, maka pelayanan kepada costumer akan melibatkan empat unsure yang terkait, yaitu pertama adalah pihak pemerintah atau birokrasi yang dilayani,; kedua adalah pihak costumer yang dilayani, ketiga terjalin hubungan antara yang melayani dan dilayani, hubungan ini sangat menentukan tingkat pelayanan pemerintah dan pemanfaatan pelayanan tersebut oleh pelanggan, keempat adanya pengaruh lingkungan diluar birokrasi dan masyarakat, seperti politik social budaya dan ekonomis.
Seiring dengan perkembangan kehidupan masyarakat, maka tuntutan akan layanan tidak hanya terbatas pada terpenuhinya kebutuhan arsip atau pelanggan tetapi bagaimana kualitas dan layanan tersebut dapat memuaskan pelanggan. Karena itu tidak mengherankan jika kualitas pelayanan sudah menjadi isu sentral dalam organisasi baik privat maupun organisasi publik di akhir abad ke 20.
GarveZ dalam sampara Lukman (9:1999) mengemukakan bahwa :
“Kata kualitas itu memiliki banyak defenisi yang berbeda dan bervariasi muali dari yang konvensional hingga kepada defenisi yang strategik. Defenisi konvensional biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti performasi, keandalan (reability), mudah dalam penggunaan (easy of use), estetika (esthetics), dan sebagainya. Sedangkan dalam defenisi strategik menyatakan bahwa kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan, jadi apabila pelayan (aparat) mampu memenuhi kebutuhan dari pelanggang (masyarakat) sesuai keinginannya maka dapat dikatakan sesuatu itu memiliki kualitas”
Selanjutnya Sampara Lukman (10:1999) mengambarkan kualitas pelayanan sebagai berikut :
“Pada saat kita merasa senang pada waktu dilayani oleh petugas (pelayan) maka di situ kita mengatakan bahwa pelayanannya sangat memuaskan, karena kepuasan itu, lalu kita mengatakan bahwa pelayanan itu berkualitas . Sebaliknya ketika kita merasa dirugikan dari aparat pelayan akibat pelayanannya yang sangat berbelit-belit, tidak terbuka/transparan tentang apa yang diinginkan oleh aparat pelayan, sehingga kita mengatakan pelayanan yang tidak berkualitas”
Oleh karena itu dapat pula dipahami bahwa kualitas pelayanan itu merupakan bentuk pelayanan yang diberikan kepada pelanggan sesuai dengan standar pelayanan yang telah dibakukan sebagai pedoman dalam pemberian pelayanan. Standar pelayanan adalah ukuran yang telah ditentukan sebagai suatu pembakuan layanan yang baik, sehingga dapat dikatakan bahwa kualitas pelayanan adalah pelayanan yang memuaskan pelanggan sesuai dengan pelayanan dan azas-azas pelayanan publik.
Sedangkan Elhaitammy dalam Tjiptono Fandy (58:1999) mengemukakan bahwa :
“Suatu pelayanan dianggap unggul yang disebutkannya sebagai srevice apabila pelayanan itu memenuhi empat unsur pokok yaitu kecepatan, ketepatan, keramahan dan kenyamanan. Keempat komponen tersebut merupakan suatu kesatuan pelayanan yang terintegrasi, berarti pelayanan tidak exellence bila ada komponen yang kurang. Untuk mencapai tingkat tersaebut maka setiap pelayanan harus memiliki keterampilan tertentu, diantaranya penampilan baik dan rapi, bersikap ramah, memperlihatkan gairah kerja dan sikap selalu siap untuk melayani, tenang dalam bekerja, tidak tinggi hati karena merasa dibutuhkan, menguasai pekerjaannya baik tugas yang berkaitan pada bagian atau departemennya maupun bagian lainnya, mampu berkomunikasi dengan baik, bisa memahami bahasa isyarat (gesture) pelanggan, dan memiliki kemampuan mengenai keluhan pelanggan secara profesional.”
Selanjutnya, keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2003 menyatakan bahwa hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat.


2. Arti dan Manfaat Arsip
Untuk memperoleh keseragaman pendapat dan kesamaan pandangan tentang beberapa pengertian dasar yang dipergunakan dalam tullisan ini oleh beberapa ahli telah merumuskan sebagai berikut
a. Arti Arsip
Aktivitas manusia senantiasa bertambah jumlah dan luas jangkauannya, sehingga tidak memungkinkan lagi untuk diingat diluar kepala. Untuk itu dibutuhkan dokumen atau catatan yang bersifat tertulis. Demikian pula saat dan waktu diperlukannya catatan dan dokumen tersebut, tidak hanya diperlukan dalam jangka waktu satu atau dua bulan saja, melainkan dapat dibutuhkan dalam jangka waktu yang bertahun-tahun, bahkan dalam kurun waktu dasawarsa.
Oleh sebab itu sangat terasa penting dan manfaatnya jika setiap kegiatan senantiasa disertai dengan dokumen atau catatan tertulis atau yang sering disebut sebagai “arsip”. Arsip menurut peraturan UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, dinyatakan bahwa :
“Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”

Dengan demikian arsip mengandung beberapa pokok pengertian yaitu :
a. Arsip adalah kumpulan warkat, yang disimpan secara sistematis.
b. Warkat yang disimpan secara sistematis tersebut, masih mempunyai suatu kegunaan.
c. Jika warkat tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Dalam hubungan ini T.R.Schellenberg yang dikutip The Liang Gie, (1992;halaman 115) menyatakan bahwa :
“Istilah arsip dapatlah kini dirumuskan sebagai warkat-warkat dari sesuatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai barang berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan pada suatu badan kearsipan”.

The Liang Gie, (1992; halaman 115) dengan mengutip pendapat yang dikemukakan S.Muller, menyatakan bahwa:
“Keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan dan barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan pemerintahan atau salah seorang dari pejabat pejabatnya sepanjang dokumen-dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut”.

b. Manfaat Arsip
Nilai dan arti serta manfaat catata tertulis lebih terasa pada aktivitas yang dilakukan oleh lembaga atau instansi (kantor), baik pemerintah mupun swasta.
Dalam kaitan ini, The Liang Gie, (1992; halaman 117) menyatakan bahwa:
“Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan”.

Sehubungan dengan hal itu, dengan mengutip pendapat yang dikemukakan William Leffingwell dan Edwin Robinson; The Liang Gie, (1992; halaman 116) menyatakan bahwa :
“Pekerjaan perkantoran berkenan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, pemakai warkat-warkat dan pemeliharaannya. Guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat itu mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak”.

Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa :
a. Aktivitas pertama dari suatu badan usaha atau perkantoran adalah yang berkenaan dengan warkat-warkat, baik dari segi pembuatan, pemakaian, penyimpaan, maupun pemeliharaannya.
b. Warkat-warkat tersebut berfungsi sebagai sejarah dari pelaksanaan segenap kegiatan, sehingga dapat diketahui pada waktu diperlukan dan diperoleh kembali jika dibutuhkan, sehingga berfungsi sebagai sumber informasi dan keterangan.
c. Bukti-bukti tertulis yang berupa warkat tersebut, juga merupakan landasan fakta bagi seorang pimpinan dalam melakukan tindakan kontrol.
Sehingga dapat dikatakan bahwa “ kegiatan menyimpan keterangan-keterangan sebagai suatu aktifitas tata usaha dalam kenyataannya berupa kegiatan menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang. Karena dengan dilakukannya aktivitas menyimpan warkat itu, maka dalam suatu organisasi terdapatlah suatu pusat ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi tersebut. Berbagai keterangan dalam warkat-warkat yang disimpan itu dapat mempunyai kegunaan sangat penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan, sehinnga warkat-warkat yang berguna adalah sangat penting bagi setiap organisasi apapun, karena peranannya sebagai alat pengingat.
Selain peranannya yang bersifat umum tersebut, warkat-warkat perlu disimpan karena mempunyai sesuatu atau beberapa kegunaan khusus bagi suatu organisasi, yang oleh The Liang Gie dinyatakan sebagai ”nilai” dari warkat adalah nilai administrasi, nilai hokum, nilai keuangan, nilai penelitian, nilai pendidikan, dan nilai dokumentasi.
Namun demikian perlu disadari bahwa tidak semua nilai tersebut dimilikioleh segenap warkat, akan tetapi adapula warkat yang hanya mempunyai satu macam nilai saja atau lebih dari suatu kegunaan. Dan tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Karena sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu.
4. Sistem Pengarsipan
Sistem dimaksud sebagai suatu cara yang ditempuh dalam menyimpan, mengatur secara sistematis segenap warkat yang ada pada suatu badan usaha atau kantor, sehingga dapat memenuhi fungsi, tujuan dan kegunaannya sebagai dokumen.
Dalam kaitan ini, The Liang Gie, (1992; hal.117) menyatakan bahwa :
Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi ialah bertalian dengan hal-hal berikut :
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau suatu organisasi lain.
b. Peminjama atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbinga yang teratur.
Lebih lanjut The Liang Gie, (1992;halaman 119) menawarkan konsep yang dapat ditempuh dalam mengatasi masalah tersebut, dimana dinyatakan bahwa :
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah dipelajari, diatur, dan dikembangkan pedoman-pedoman mengenai :
1) Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi.
Tentang system penyimpanan warkat, The Liang Gie, menawarkan 5 (lima) macam system penyimpanan warkat, yaitu :
a. Penyimpanan Menurut Abjad
Pada penyimpanan ini warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dalam surat menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langganannya misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari para langganan itu disimpan menurut urutan-urutan abjad nama masing-masing langganan. Dengan system menurut abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat dikemukakan kembali dengan lebih cepat dari pada kalau semua surat dicampur adukkan.
b. Penyimpanan menurut pokok soal
Warkat-warkat dapat pula disimpanmenurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Misalnya semua surat- menyurat yang mengenai iklim dikumpulkan menjadi satu dibawah judul ”iklim”. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula disimpan dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataan “ tanah”. Warkat-warkat yang telah dikelompok- kelompokkan menurut poko soalnya itu, kemudian disimpan juga menurut urutan abjad judul-judul urusan tersebut.
c. Penyimpanan Menurut Wilayah
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagiam wilayah. Untuk Indonesia misalnya, menurut wilayah propinsi. Disini dipakai pula system abjad untuk mengatur urutan-urutan nama-nama surat itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
d. Penyimpanan Menurut Nomor
Pada sistem penyimpanan ini, warkat-warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan-urutan angka dari 1 (satu) terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar, misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
e. Penyimpanan Menurut Tanggal
Sebagai sistem terakhir, untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut urutan-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan suatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
Dalam hubunga ini Moekijat mengemukakan beberapa pertimbangan pokok yang dapat dijadikan pertimbangan pokok yang dapat dijadikan pertimbangan dasar dalam system penyimpanan dan penyusunan arsip, yaitu :
a) Kepadatan
Artinya tidak terlalu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang lantai.
b) Hal dapat didekati
Lemari surat-menyurat harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga surat-surat mudah menyimpan atau mengambilnya.
c) Kesederhanaan
Sistem (khususnya sistem klasifikasi) harus mudah dimengerti dan dilaksanakan.
d) Keamanan
Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.
e) Kehematan
Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan dalam biaya-biaya tenaga kerja dan biaya-biaya tambahan.
f) Fasilitas.
Bilamana diperlukan system kearsipan harus dapat diperluas.
g) Arsip dapat diketemukan kembali dengan penanguhan yang seminimum-minimumnya.
h) Referensi-referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan, sehingga sebuah dokumen dapat ditekuman melalui bermacam-macam kepala (heding)
i) Surat-surat harus selalu disimpan secara up to date, meskipun hal ini dapat tergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan.
j) Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk-petunjuk keluar harus menunjukkan dokumen-dokumen mana yang telah dipindahkan, bila mana dan oleh siapa.
k) Harus dipergunakan system klasfikasi yang paling tepat.
2) Tata Kerja Arsip Secara Teratur
Tata kerja arsip dimaksudkan sebagai suatu kegiatan yang berhubungan dengan pengiriman surat-surat atau barang masuk. Kedua jenis surat tersebut dicatat pada buku catatan tertentu.
Menurut The Liang GIe, (1992; halaman 126) member pengertian tata kerja arsip sebagai :
“Suatu tata kerja kearsipan yang lebih praktis ialah kalau pakai system penyimpanan menurut abjad atau pokok soal. Pencatatan mengenai suatu surat yang keluar atau masuk tidak dilakukan pada buku agenda, melainkan pada kartu-kartu yang terlepas”.

Lebih lanjut The Liang Gie, (1992; halaman 127) menyatakan bahwa :
“Setelah dicatat pada kartu, barulah sesuatu surat disimpan dalam berkas> Untuk setiap nama hendaknya disediakan sebuah berkas, sehingga surat-surat yang berasal dari nama tersebut dicatat menurut urutan tanggal”

Berkas-berkas surat inilah yang disimpan menurut abjad, dan diletakkan secara tegak, sehingga susunan penyimpanan kartu dan berkas surat adalah sama. Dengan demikian untuk mengeluarkan dan mengembalikannya pada tempat semula adalah mudah.
Perlu ditambahkan bila terdapat sepucuk surat yang membicarakan dua urusan, hendaknya dibuat dua kartu dan dua berkas. Misalnya Balai pembinaan Administrasi menerima surat dengan pokok soal “Permintaan Latihan Jabatan dalam bidang Organisasi dan Managemen”. Maka hendaknya dibuat dua kartu yang masng-masing berkepala “Organisas” dan “Managemen”. Dan pada kedua kartu tersebut ditulis tanggal penerimaan surat dan nama instansi yang mengajukan permohonan.
Oleh The Liang GIe, mengemukakan tiga langkah pokok dalam proses penyimpanan arsip, yaitu:
a. Pembacaan surat dan pembuatan tanda
Kalau diujung surat ada kalimat yang menunjukkan pokok suratnya, amak salah satu perkataan yang merupakan intinya hendaknya digaris bawahinya denga intinya hendaknya digaris bawahinya dengan pinsil merah. Kalau tidak ada pernyataan pokok surat, maka perkataan inti yang akan dijadikan pokok diambil dari isi surat tersebut. Caranya juga dengan menggaris bawahinya dengan pinsil merah.
b. Pencatatan dalam kartu

Setelah ditentukan nama orang / organisasi atau pokok soalnya, maka dilakukanlah pencatatan pada kartu arsip. Dan kartu ini disusun menurut abjad. Antara abjad yang satu dengan abjad berikutnya sebaiknya diberi kartu batas. Ini akan lebih mempercepat dalam mencari sesuatu kartu batas. Ini akan lebih mempercepat dalam mencari sesuatu kartu.
c. Penyimpanan dalam berkas.
Berkas yang lebih praktis ialah tanpa jepitan. Ini mengurangi waktu dan tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat danmemasangkanya dalam jepitab. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran;lembaran surat petunjuk. Ini akan memeperkecil kemungkinan tidak ditemukannya kembali sesuatu surat. Berkas-berkas surat harus pula disusun teratur seperti kartu arsip. Sebaiknya dibuat pula semacam batas untuk member tanda mengenai dimulainya suatu abjad dengan abjad yang mendahuluinya.
d. Penyusutan Arsip
penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya / bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi, dimana dapat dilakukan dengan cara pemindahan maupun dengan pemusnahan yang memberikan kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang baik terhadap arsip – arsip yang mempunyai nilaiguna.
B. Kerangka Pikir.
Penelitian dalam kegiatan operasional mendasarkan asumsi penelitian pada beberapa pertimbangan sebagai berikut :
1. Aparat pemerintahan sebagai Pegawai pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo dalam menjalankan aktivitasnya, mengacu pada Renstra Tahun 2011 – 2015 dan diamanatkan pada PP No. 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, tata cara penyusunan, pengendalian dan evaluasi pelaksanan rencana pembangunan daerah memberikan arahan penyusunan RPJP, RPJM dan Renstra SKPD .
2. Wujud pelayanan aparat dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab pelayanan kearsipan dalam bentuk penyelesaian administrasi memuat regulasi dan laporan keuangan, laporan kinerja, laporan realisasi anggaran, yang selanjutnya dijadikan arsip.
3. Petugas pelayanan arsip menangani kearsipan berupa laporan realisasi yang telah cair berupa SP2D ( surat perintah pencairan dana ) yang selanjutnya dilakukan langkah-langkah berupa pemberkasan, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip tersebut sehingga dapat terselesaikan dan dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas arsip itu sendiri.
4. Indikator kualitas kearsipan dan pelayanan terhadap kinerja pegawai dalam hal ini kualitas kearsipan yang baik sesuai tugas pokok dan fungsinya, kemampuan membuat perencanaan dan jadwal pekerjaan, pengetahuan tentang standar mutu pekerjaan yang disyaratkan, hasil pekerjaannya yang dapat diselesaikan dan kemampuan berkomunikasi baik sehingga mendapatkan kualitas kearsipan sehingga pelayanan yang memuaskan.
Dari kerangka pikir diatas, maka dapat digambarkan dalam bentuk bagan untuk memudahkan pemahaman dalam penelitian dan pembahasan sebagai berikut :







Gambar 1. Alur Kerangka Pikir

BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokas dan Waktu Penelitian
1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini berlokasi pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo, dengan penelitian lapangan yakni dengan melakukan pengumpulan data penelitian secara langsung pada obyek dengan maksud diperoleh data lapangan yang dijamin kebenaran dan kesahihannya, dalam bentuk observasi dan wawancara, untuk itu dilakukan penelitian sejumlah pegawai yang telah memberikan pelayanan kepada Instansi terkait yang telah mendapatkan pelayanan kearsipan.
2. Waktu penelitian .
Penggunaan waktu yang direncanakan penulis selam 90 hari (3 Bulan) dari Bulan Januari s.d Maret 2012
B. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan jenis data penelitian deskriftif , yakni suatu bentuk penelitian yang memberikan gambaran mengenai objek yang diamati atau fokus penelitian.
C. Fokus Penelitian
Dalam penelitian ini penulis memfokuskan pada konteks proses pelayanan kearsipan dilihat dari sudut petugas kearsipan dalam menjalankan tugasnya secara efektif dan efesien dalam pelayanan yang diberikan.
D. Sumber Data
Sesuai hasil observasi pada objek penelitian yang menjadi sumber data adalah keseluruhan pegawai pada Badan Pengelolaan keuangan Daerah sebanyak 79 orang, yang terdiri Pejabat Struktural sebanyak 17 Orang dan Staf 62 orang pada jajaran pemerintah Kabupaten Wajo, yang nantinya ditentukan sejumlah informan yang akan dijadikan sumber data atau yang akan diwawancara.
E. Instrumen Penelitian
Pengukuran variabel dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan instrument utama adalah peneliti sendiri dan instrument pendukung adalah skedul wawancara serta pihak-pihak yang akan membantu dalam proses penelitian.
F. Teknik Pengumpulan Data
Untuk pengumpulan data dan informasi dilapangan ditempuh beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut :
1. Observasi
Yaitu melakukan pengamatan langsung dilapangan terutama berkaitan dengan data penelitian yang diperlukan, sedangkan yang diobservasi dalam penelitian ini adalah bagaimana petugas pelayanan kearsipan dalam memberikan layanan pada Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Wajo.
2. Wawancara
Kegiatan wawancara terhadap informasi, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan program observasi. Pedoman wawancara menjadi pemandu dalam perolehan data. Namun wawancara tidaklah terfokus pada pedoman tersebut, tetapi akan dikembangkan sesuai kondisi lapangan pada saat wawancara berlangsung.
Bentuk wawancara yang dilakukan adalah wawancara berstruktur dan wawancara tak berstruktur, wawancara berstruktur dilakukan untuk memperoleh data pokok tentang pelaksanaan kearsipan oleh petugas/pegawai dan subag keuangan SKPD serta wawancara tak berstruktur dilakukan secara bebas untuk melengkapi data yang diperoleh dari wawancara berstruktur.


3. Studi pustaka
Sumber informasi, seperti dokumen dan rekaman atau catatan, yang termasuk jenis peryataan tertulis yang disiapkan oleh atau seseorang yang mempunyai nilai pertanggung jawaban dan atau publikasi resmi.
G. Teknik Analisis Data
Berdasarkan penelitian diatas, Teknik Analisis Data yang digunakan adalah Teknik Analisis Data Menurut MILES and Huberman dalam Sugiyono ( 2010:294) yaitu : Data Reduction, Data display, Conclution Drawing / Verification
1. Data Reduction ( reduksi Data ) adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan – catatan tertulis dilapangan.
2. Data Display ( Penyajian Data ) adalah sekumpulan data informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan
3. Conclution Drawing / Verfication ( Kesimpulan ) adalah proses menemukan makna data, bertujuan memahami tafsiran dalam konteksnya dengan masalah secara keseluruhan. Dalam mendukung prosedur analisis tersebut, pengumpulan data menggunakan metode triangulasi melalui kegiatan diskusi kelompok terfokus, observasi, dan wawancara
H. Rencana Pengujian keabsahan Data
Dalam rencana pengujian keabsahan data penulis menggunakan uji kredibilitas data dengan perpanjangan pengamatan, triangulasi, serta diskusi dengan teman sejawat, memberchek ( sugiono 2010:368 )












DAFTAR PUSTAKA
Burhan Bungin,2010, Penelitian Kualitatif (komunikasi, ekonomi, kebijakan publk, dan ilmu social, Kencana Jakarta
Efendi Taufik, 1995, Dasar-Dasar keterampilan Abdi Negara Melayani Masayarakat, Bumi Aksara, Jakarta.
Faisal, sanapiah.1990. Penelitian Kualitatif. Dasar-dasar dan Aplikasi. Malang : Yayasan Asah,Asih,Asuh
Farid Ali,2001 Teori dan konsep Administrasi, dari pemikiran paradigmatik menuju redefensi, Raja grafindo Persada Jakarta.
Gaspersz Vincent (Eds,,), Indonesia “Manajemen Kualitas; Penerapan Konsep Kualitas Dalam Manajemen Bisnis Total”, Gramedia Indonesia
Harbani Pasolong,2007 Teori administrasi public, Alfabeta Bandung
Husain, Usman dan Setiady Akbar,Purnomo.2009. Metodologi penelitian Sosial. Jakarta : Bumi Aksara
Handoko T. Hani, Manajemen ( edisi 2 ) 2001. Yogyakarta : BPFE, Yogyakarta
Himpunan peraturan perundan-undangan “pelaporan keuangan daerah instansi pemerintah dan PP RI No.8 Tahun 2006
Ibrahim, Soewarno, 1997, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, PT Gunung Agung, Jakarta
Kotler, 1995, How To Improve Your Customer Service” (Eds,,) Indonesia 1997 “Kiat Meningkatkan Pelayanan Bagi Pelanggan” Gramedia Indonesia
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara N0.63/KEP/M.PAN/7/2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Lailil Kadar, 1994, Organisasi dan Manajemen, Yayasan Karya Dharma IIP, Jakarta
Lukman, Sampara.1999. Manajemen Kualitas Pelayanan. Jakarta : Ghalia Indonesia
Lovelock. 1997 “Pelanggan sebagai Mitra Usaha : Profesional Books Indonesia
Masjihanto, 1999, Organisasi dan Motivasi, Bumi Aksara, Jakarta
Pamudji, S, 1994, Kepemimpinan di Indonesia, Bumi Aksara, Jakarta
Sjahrir.1986 “ Dibawah Dukungan Rakyat, Pemikiran dan Langkah Reformasi Sang Walikota “ LPMP ( Lembaga Pengkajian Manajemen Pemerintahan ) Jakarta
Sugiono, 2010, “Metode Penelitian Administrasi, Bandung : Alfabeta.
Triguno, 1997 “Administrasi Pemerintahan dan Pembangunan, CV HAJI MASAGUNG, Jakarta
Thoha, Mifta. 2003b. Prilaku organisasi, Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta : Raja Grafindo Persada
The Liang Gie. 1992 “ Administrasi perkantoran Moderen” Yogyakarta, Libreti
Tjiptono Fandy.1999 “ Total Quality Service “ Andi Yogyakarta Indonesia
Ulbert silalai,2009. Studi tentang ilmu administrasi,Konsep teori dan Dimensi Sinar baru Algensindo Bandung
Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 tentang kententuan – ketentuan pokok kearsipan ( lembaran Negara tahun 1971 nomor 32, tambahan lembaran Negara Nomor 2964).




Lampiran 1. Jadwal pelaksanaan Penelitian

Tahap Waktu
Januari Pebruari Maret
I II III IV I II III IV I II III IV
1

2

3

4 Perencanaan

Pengumpulan Data

Pengolahan data

Penyusunan Laporan X X

X


X


X

X

X



X




X



X





X





X





X
Posting Komentar